メール自動検出設定
メール自動検出とは
メール自動検出機能は、受信メールの件名パターンから商談に関連するメールを自動的に識別し、商談として登録する機能です。
検出の仕組み
自動スキャン（クーロン実行）
Focalizeは連携されたGmailアカウントの受信メールを5分ごとに自動スキャンします。設定したルールに基づいて、商談候補となるメールを検出し、自動的に商談として登録します。
💡 自動スキャンを有効にするには、設定画面の「メール検出」で「自動検出を有効にする」をオンにしてください。
手動スキャン
ダッシュボードの「メールから商談を登録」ボタンをクリックすると、その場でメールをスキャンできます。検出された商談候補を確認してから登録できます。
検出ルールの設定
設定画面へのアクセス
- ナビゲーションから「設定」を選択
- 「メール検出」セクションを開く
件名パターンルール
メールの件名に対してパターンマッチングを行います。
件名の開始文字列
件名がこの文字列で始まるメールを検出します。
設定例:
オンライン商談- 「オンライン商談 株式会社ABC...」にマッチ【商談】- 「【商談】次回日程のご案内」にマッチ
件名に含む文字列
件名にこの文字列を含むメールを検出します。
設定例:
次回対応日時：- 件名に「次回対応日時：」を含むメール打ち合わせ- 件名に「打ち合わせ」を含むメール
件名の終了文字列
件名がこの文字列で終わるメールを検出します。
設定例:
の件- 「商談の件」で終わるメール
会社名抽出パターン
件名から会社名を自動抽出するためのパターンを設定します。
会社名の前にある文字列
この文字列の後に会社名があると判断します。
設定例:
オンライン商談- 「オンライン商談 株式会社ABC 様...」から会社名を抽出
会社名の後にある文字列
この文字列の前までが会社名と判断します。
設定例:
様- 「株式会社ABC 様」の前までを会社名として抽出
日時抽出パターン
件名から商談日時を自動抽出するためのパターンを設定します。
日時の前にある文字列
この文字列の後に日時があると判断します。
設定例:
次回対応日時：- 「次回対応日時：2025/01/15 14:00」から日時を抽出
日時フォーマット
抽出する日時のフォーマットを選択します。
| フォーマット | 例 |
|---|---|
| スラッシュ区切り | 2025/01/15 14:00 |
| ハイフン区切り | 2025-01-15 14:00 |
| 日本語表記 | 2025年1月15日 14:00 |
| 短縮形 | 1/15 14:00 |
検出プレビュー
設定画面では、設定したルールでどのようなメールが検出されるか、マッチ例とアンマッチ例をプレビューできます。
検出結果の確認
商談候補リスト
手動スキャン時に検出されたメールは一覧で表示されます。
表示される情報:
- 送信者名・メールアドレス
- 件名
- 受信日時
- 抽出された会社名・日時
アクション
各候補に対して以下のアクションが可能です：
- 商談として登録 - 抽出された情報で商談を作成
- 無視する - この候補をリストから削除
デフォルト設定
初期設定では以下のパターンが設定されています：
- 件名の開始:
オンライン商談 - 件名に含む:
次回対応日時： - 会社名の前:
オンライン商談
💡 実際のメール形式に合わせてカスタマイズしてください。